При изготовлении сложных конструкций, а также конструкций с узлами, которые нельзя будет проверить после окончания изготовления конструкций, производят промежуточную сдачу-приемку по операциям и узлам скрытых работ (рассверловка отверстий, подготовка стыков под сварку), которую регистрируют в специальном журнале.
ОТК должен также хранить протоколы квалификационной комиссии по испытанию сварщиков, списки и номера дипломов сваршиков, занятых на сварке конструкций.
Сдача продукции цехами на маляропогрузку производится по акту-предъявке, при наличии клейма на конструкции и подписи контролера ОТК на предъявке. Сдача оформляется подписью представителя маляропогрузочного цеха в акте-предъявке.
Огрунтовку конструкции ОТК принимает по акту-предъявке, после чего конструкции вторично клеймят.
При отгрузке конструкций цех маляропогрузки предъявляет ОТК копии накладных на отгрузку, по которым ОТК ведет учет комплектности отгруженной продукции, указывая в листах готовых элементов дату отгрузки, номера заводских и железнодорожных накладных. Все накладные на отгруженную продукцию должны иметь штамп ОТК, без которого они не принимаются в бухгалтерию и не могут служить документом для предъявления к оплате заказчику.
При обнаружении деталей или конструкций, требующих исправления или полностью забракованных, работники ОТК совместно с работниками цеха, где обнаружен брак, составляют акт.
В акте на брак должны быть указаны номер заказа и чертежа, марка, наименование, количество, масса деталей и отправочных элементов, причина и виновники брака. Акт на брак составляется в 3 экземплярах (ОТК, цеху для исправления, производственно-диспетчерскому отделу для выписки документов на изготовление деталей и устранения брака). После выписки документов бухгалтерия подсчитывает затраты по материалам и зарплате для удержания с виновных лиц. Все акты на брак регистрируются в книге, хранящейся в ОТК. Передача актов на брак цеху и производственно-диспетчерскому отделу оформляется подписью в указанной книге лиц, получивших акт.
В ОТК должны храниться контрольные экземпляры чертежей КМД по всем изготовленным объектам. На контрольном экземпляре ставится штамп ОТК, а также оформляются все изменения и исправления, внесенные конструкторским отделом в процессе изготовления.
По окончании всего заказа или его частей ОТК оформляет и высылает заказчику сертификат на стальные конструкции, в котором указывается соответствие материалов, примененных для изготовления стальных конструкций, проекту и стандартам, а также соответствие изготовленных конструкций проекту и требованиям СНиП. Копии сертификатов на стальные конструкции хранятся в ОТК Если в течение 9 мес со дня отгрузки или 6 мес со дня сдачи смонтированных стальных конструкций в них будут обнаружены дефекты из-за недоброкачественного изготовления или некачественного металла (за исключением открытых дефектов в металле), то заказчик обязан вызвать представителя ОТК завода-изготовителя для составления рекламационного акта о выявленных недоделках или дефектах.
Документы ОТК в зависимости от их значимости хранятся от 2 до 10 лет. Так, рекламационные акты на прибывший металл, сертификаты на флюс и лакокрасочные материалы хранятся 2 года; сертификаты на отгруженные стальные конструкции, рекламационные акты по качеству и комплектности — 3 года; сертификаты на металл и сварочную проволоку, сопроводительные листы на подачу металла, акты-предъявки на готовую продукцию — 5 лет; чертежи КМД с внесенными изменениями, протоколы испытания сварщиков — 10 лет.